این خدمت دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد
کوشا تراول از جلسات مقصدی، سمینارها، گروه‌های تشویقی، رونمایی، شام، جشن و مراسم عروسی با انتخاب محل، بلوک اتاق، حمل‌ونقل، لجستیک مهمان، هماهنگی تأمین‌کننده و برنامه اجرایی در محل پشتیبانی می‌کند. در موارد لازم، تولید فنی، سرگرمی، امنیت و امور تخصصی باید توسط شرکای دارای صلاحیت انجام شود.
انتخاب و مقایسه محل
محل رویداد باید بر اساس دامنه فعالیت قانونی، ظرفیت، ساعت پایان، محدودیت صدا، برنامه باران، پذیرایی، دسترسی، پارکینگ، برق، قوانین تولید و هزینه کل مقایسه شود. پیش از تعهد برای رویداد پیچیده، بازدید یا دریافت فایل فنی به‌روز ضروری است.
بلوک اتاق هتل
بلوک اتاق رویداد به نوع اتاق، سهمیه شبانه، تاریخ آزادسازی، روش پرداخت مهمان، مهلت فهرست نام، صبحانه، قوانین نفر اضافه و کنسلی نیاز دارد. ورود زودهنگام، خروج دیرهنگام، VIP و ترانسفر میان هتل‌های سرریز نیز باید برنامه‌ریزی شود.
برنامه جابه‌جایی مهمان
برنامه جابه‌جایی باید موج‌های ورود فرودگاه، تحویل اتاق، فراخوان محل، تمرین، شام و خروج را به هم متصل کند. هر خودرو به مسیر، فهرست مسافر، هماهنگ‌کننده، محل سوارشدن، زمان اعزام و جایگزین نیاز دارد. تأخیر یک مهمان نباید کل برنامه گروه را مختل کند.
دامنه و مسئولیت تأمین‌کننده
هر تأمین‌کننده باید دامنه مکتوب، زمان تحویل، نیاز دسترسی، برنامه پرداخت، تماس مسئول و معیار پذیرش داشته باشد. برنامه اصلی باید وابستگی‌ها را نشان دهد؛ مانند آماده بودن برق پیش از تست نور یا تکمیل ثبت مهمان پیش از اعزام خودرو.
خط زمانی و نقاط تصمیم رویداد
خط زمانی باید قرارداد، ودیعه، تأیید خلاق، اطلاعات مهمان، مجوز، تولید فنی، تعداد نهایی، تمرین، زمان اجرا و تسویه را جدا کند. هر تاریخ باید مسئول و پیامد تأخیر را مشخص کند تا رزروهای حیاتی حفظ شوند.
مجوز ایمنی و شریک تخصصی
رویداد عمومی، صدای تقویت‌شده، سرو الکل، فیلم‌برداری، پهپاد، سازه، امنیت و برخی سرگرمی‌ها ممکن است به تأیید محل، تأمین‌کننده مجاز یا مجوز دولتی نیاز داشته باشد. دامنه باید این مسئولیت‌ها و برنامه هوا، پزشکی، آتش، جمعیت و تخلیه متناسب با رویداد را صریح تعیین کند.
قبل از تأیید چه اطلاعاتی می‌گیرید
مشتری باید دامنه‌ای مکتوب دریافت کند که بدون اتکا به تماس تلفنی قابل بررسی باشد. تاریخ اجرا، تأمین‌کننده یا استاندارد خدمت، فرض تعداد مسافر، خدمات شامل و خارج، قیمت و ارز، اعتبار، مراحل پرداخت، قوانین تغییر و کنسلی و تماس اجرایی باید مشخص باشند. هر مورد وابسته به موجودی باید آشکارا علامت‌گذاری شود و قطعی جلوه نکند.
برای شروع چه اطلاعاتی بفرستید
به‌جای پیام جداگانه برای هر خدمت، یک بریف ساختاریافته ارسال کنید. کوشا تراول درخواست را بررسی می‌کند، اطلاعات ناقص را مشخص می‌کند، موجودی تأمین‌کننده مناسب را می‌گیرد و پیشنهاد تاریخ‌دار ارائه می‌دهد. پیش از تأیید، اعتبار، پرداخت، تغییر و کنسلی را بخوانید. درخواست از تأمین‌کننده تا زمان صدور تأیید کتبی رزرو قطعی نیست.
آیا کوشا تراول تمام خدمات فنی رویداد را مستقیم انجام می‌دهد؟
کوشا تراول سفر و لجستیک رویداد را هماهنگ می‌کند و می‌تواند شریک مناسب معرفی کند. سازه، صدا، نور، امنیت، سرگرمی، مجوز و پوشش پزشکی باید در صورت نیاز به تأمین‌کننده واجد صلاحیت و دامنه مکتوب سپرده شود.
چه زمانی باید با کوشا تراول تماس بگیرم؟
به‌محض مشخص شدن تاریخ و تعداد تقریبی گروه تماس بگیرید. تعطیلات شلوغ، بلوک بزرگ اتاق، خودروی خاص، راهنمای یک زبان مشخص، محل رویداد و تجربه خصوصی معمولاً نسبت به ترانسفر ساده یا درخواست هتل استاندارد زمان بیشتری لازم دارند.
در درخواست چه اطلاعاتی بنویسم؟
تاریخ، تعداد و سن مسافران، پرواز در صورت وجود، مناطق ترجیحی، نیاز اتاق یا خودرو، بودجه، فعالیت‌ها، زبان، بار، رژیم غذایی، شرایط حرکتی و تاریخی را که تا آن زمان پاسخ قطعی می‌خواهید اعلام کنید.
آیا استعلام، موجودی یا قیمت را تضمین می‌کند؟
خیر. استعلام آغاز بررسی موجودی است. نرخ یا خدمت فقط طبق شرایط مکتوب پیشنهاد و پس از دریافت تأیید یا پرداخت لازم و ثبت تأیید تأمین‌کننده قطعی می‌شود.
آژانس‌ها و گروه‌های خصوصی هم می‌توانند استفاده کنند؟
بله. کوشا تراول می‌تواند برنامه مستقیم برای مسافر تهیه کند یا با آژانس، شرکت، مسئول خانواده یا سرگروه کار کند. پیشنهاد باید طرف قرارداد، اطلاعات فاکتور، تصمیم‌گیرنده، مهلت اطلاعات مسافر و تماس اجرایی را مشخص کند.
اگر هوا یا شرایط محلی برنامه را تغییر دهد چه می‌شود؟
تیم شرایط تأمین‌کننده را دنبال می‌کند و در صورت امکان جایگزین امن و اجرایی پیشنهاد می‌دهد. بازپرداخت، جایگزینی یا تغییر تاریخ به نوع خدمت، تصمیم اپراتور، محدودیت محلی و شرایط کنسلی پذیرفته‌شده هنگام رزرو وابسته است.
